Sollicitation de Manifestation d’Intérêt Renforcement de Capacité des Organisations de la Société Civile et des Organisations de Producteur pour la Bonne Gouvernance et la Durabilité du Secteur Cacao au Cameroun L'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO) a l’intention de pré-qualifier des organisations (Spécialisées dans la Durabilité Économique, Environnementale, Sociale et les questions de Droits Humains) dans les meilleurs délais et, éventuellement, de solliciter leurs propositions peu de temps après. Les services à fournir sont : Soutenir la structuration organisationnelle des organisations de la société civile (OSC) travaillant sur les questions de durabilité et des organisations de producteur (OP) impliquées dans le secteur cacaoyer pour assurer une meilleure représentativité. Sensibiliser les OSC et les OP aux évolutions règlementaires nationales, régionales et internationales ainsi qu’aux pratiques durables dans le secteur du cacao. Renforcer les compétences techniques de communication, d’analyse et de plaidoyer des OSC et OP ainsi que leurs structures organisationnelles. Faciliter la mise en œuvre des stratégies de plaidoyer et de communication permettant aux OSC et OP de participer efficacement aux dialogues politiques sur le cacao durable. Faciliter la mise en relation de ces OSC et OP avec les organisations de la société civile européenne afin de forger des liens de collaboration, de communiquer efficacement et définir des stratégies et des solutions communes pour un secteur cacao durable. Prescriptions minimales obligatoires Afin d'être considérées, les organisations qui ont l’intention de participer à cet appel à manifestation d’intérêt doivent satisfaire aux exigences suivantes : -Ne pas être actuellement suspendue ou radiée par aucune des organisations suivantes : la FAO, tout organisme des Nations Unies, la Banque Mondiale et l'Union européenne. - Être une organisation camerounaise justifiant d’un bon réseau, d’une bonne collaboration avec d’autres organisations camerounaises travaillant dans le secteur du cacao et des organisations européennes (une expérience de collaboration avec des organisations européennes dans l’appui aux OSC est un plus). -Avoir une bonne expérience dans le renforcement de capacités et la structuration de réseaux multi-acteurs. -Avoir une expérience avérée dans la conception, la mise en œuvre et la gestion des actions de renforcement et d’accompagnement des OSC dans les filières agricoles. -Être en mesure de prouver son expérience et sa capacité de gestion administrative et financière d'activités comparables en termes d'envergure et de complexité. Processus de sélection À ce stade-ci, la FAO est en train de pré qualifier les organisations capables de former un réseau ou un consortium apte à fournir les services requis. Les parties intéressées qui ont été pré-qualifiées pourront être invitées à soumettre une proposition qui sera considérée lors d’un processus de sélection qui comprend à la fois une évaluation technique et une évaluation financière. Les parties devront être prêtes à présenter cette proposition dans un délai de trois (3) semaine(s) à compter de la date à laquelle la FAO a fait parvenir au Prestataire la communication de la pré qualification. Procédure pour soumettre la Manifestation d’Intérêt : Toutes les réponses ou les questions relatives à cette communication devront être présentées dans les plus brefs délais uniquement à travers les canaux de communication suivants: Par courriel à :
[email protected] Merci de faire parvenir votre réponse à cette candidature au plus tard le 31 Octobre 2024 NOTE: Cette communication ne constitue pas une sollicitation d’une offre contraignante. La soumission de votre réponse à cette sollicitation ne garantit pas automatiquement l’invitation à soumettre des documents complémentaires. Votre Manifestation d’Intérêt sera prise en considération seulement si elle contient tous les éléments et les documents requis dans le Formulaire de réponse (parties A, B, C et D). La FAO se réserve le droit d’exiger la conformité à des conditions additionnelles lors de l’émission des ultérieures communications complémentaires. La FAO se réserve le droit de changer ou d’annuler l’exigence à tout moment pendant le processus de Sollicitation de Manifestation d’Intérêt et/ou pendant le processus d’Appel d'offres, sans aucune obligation d’informer les organisations intéressées sur les raisons d’agir de la FAO. Formulaire de réponse A – INFORMATIONS GENERALES Veuillez insérer les informations requises dans le tableau ci-dessous. Les instructions pour remplir le formulaire et les renseignements pertinentes sont disponibles sous la rubrique « Instructions » du tableau. INFORMATION REQUISE INSTRUCTIONS Nom du fournisseur Écrivez seulement le nom légal du fournisseur ici en LETTRES MAJUSCULES. Numéro UNGM Le numéro du fournisseur sur le marché mondial des Nations Unies Type d'organisation Nature de l'entreprise Veuillez préciser Page Web du fournisseur Site Internet du fournisseur (un seul) Pays Veuillez préciser le pays d'enregistrement légal Ville Nom de la ville ou du village (communauté) Adresse Adresse physique du fournisseur - Numéro de rue, rue, bloc, etc. (Obligatoire) Province (ou similaire) (le cas échéant) Région, état, province, lieu etc. (PAS le nom du pays) Code postal (le cas échéant) Code postal Numéro de téléphone Veuillez inclure le code du pays du téléphone dans ce format: 00 code de pays Numéro de télécopie (le cas échéant) Veuillez inclure le code du pays du télécopie dans ce format: 00 code de pays Adresse e-mail du fournisseur Adresse e-mail (pour les requêtes) B. LISTE DE CRITÈRES DE SÉLECTION Les organisations qui manifestent leur intérêt devront démontrer de satisfaire les exigences décrites ci-dessous. 1 Expérience technique spécialisé et savoir local : veuillez décrire 2 Qualifications du personnel correspondant à l’expertise requise pour l’implémentation des services : veuillez décrire 3 Statut juridique, gouvernance et brève description de l'histoire de l'organisation (Veuillez joindre le certificat juridique d'enregistrement) : veuillez décrire 4 Une expérience avérée dans le renforcement des capacités des OSC, en particulier dans le secteur agroalimentaire relatif aux questions des droits humains, de l’environnement, et des moyens d’existences des producteurs : veuillez décrire Une expertise dans les domaines de la durabilité économique, sociale et environnementale et droits humains : veuillez décrire Une connaissance approfondie du secteur cacaoyer camerounais : veuillez décrire Des partenariats existants ou potentiels avec des OSC européennes : veuillez décrire C. ELIGIBILITÉ ET EVALUATION DES CAPACITES DES PRESTATAIRES DE SERVICES POTENTIELS POUR UN PdA Veuillez cocher la case appropriée 1 ELIGIBILITÉ OUI NON 1.1 Veuillez confirmer qu'aucune action en justice n'est en cours contre votre organisation. S'il y en a, veuillez fournir plus de détails dans la section Observations ci-dessous (question 1.7). 1.2 Votre organisation possède-t-elle un compte bancaire à son nom ? 1.3 L'organisation est-elle une administration publique ou légalement enregistrée auprès des autorités de l'État, ou reconnue par les traités internationaux comme appartenant à l’une des catégories suivantes ? Si oui, veuillez cocher la réponse appropriée ci-dessous. ☐ une entité gouvernementale ☐ une entité intergouvernementale (exemple : autre organisme des Nations Unies) ☐ une organisation non gouvernementale ☐ une communauté légalement enregistrée/une organisation de la société civile ☐ un établissement universitaire ou un institut public de recherche ☐ une fondation caritative Veuillez indiquer la date d'enregistrement légal, le lieu et le numéro d'enregistrement dans la section Observations ci-dessous (question 1.7). 1.4 Confirmez-vous que votre organisation n'est pas actuellement suspendue ou radiée par une autre organisation des Nations Unies, par l'UE ou par la Banque Mondiale ? Dans le cas où la réponse est NON, veuillez fournir des détails dans la section Observations ci-dessous (question 1.7). 1.5 Déclarez-vous que votre organisation n'a aucun lien ou n’appuie pas des personnes physiques ou morales associées au terrorisme et qui figurent sur la liste entretenue par le Comité du Conseil de sécurité des Nations Unies créée en vertu de ses résolutions 1267 (1999) et 1989 (2011) ? 1.6 Veuillez confirmer que, à votre connaissance, votre organisation n’a pas des liens personnels ou professionnels quelconques avec la FAO. Si la réponse est OUI, veuillez indiquer dans la section commentaires ci-dessous (question 1.7) tous les détails pertinents, et notamment, sans que cette liste soit limitative: - TOUTE relation d'emploi, actuelle ou passée, entre des représentants ou employés de l’organisation et la FAO ; - TOUTE relation personnelle, actuelle ou passée, entre des représentants ou employés de l’organisation et des membres du personnel de la FAO (personnes qui seraient parents, conjoints, etc.). 1.7 Merci de bien vouloir fournir toutes les explications, commentaires et qualifications relatives aux réponses fournies ci-dessus en ce qui concerne les critères d’admissibilité : 2 GOUVERNANCE OUI NON 2.1 Votre organisation a-t-elle des statuts et règlements intérieurs qui régissent vos politiques, procédures, propriété et gestion ? 2.2 Si la réponse à la question précédente est oui, les statuts et les règlements prévoient-ils qu'un Conseil d’Administration contrôle les organes dirigeants ? 2.3 Le Conseil d’Administration tient des réunions régulières et exerce-t-il des fonctions de supervision ? 2.4 Votre organisation a-t-elle des exigences en matière de rapport statutaires (exemple : sur les résultats financiers et les actes posés par les instances de direction) ? 2.5 Si la réponse à la question précédente est oui, votre organisation s’est-elle conformée à ces exigences pour les trois exercices fiscaux écoulés ? 2.6 Votre organisation a-t-elle une politique de lutte contre la fraude et la corruption assortie des sanctions et des règles précise ? 2.7 Merci de bien vouloir fournir toutes les explications, commentaires et qualifications relatives aux réponses fournies ci-dessus en ce qui concerne la gouvernance: 3 ORGANNIGRAMME ET DOTATION EN PERSONNEL OUI NON 3.1 Votre organisation dispose-t-elle d'un manuel énonçant des politiques clairement définies pour un recrutement transparent et compétitif et une bonne gestion du personnel ? 3.2 Les descriptions de poste du personnel de votre organisation sont-elles clairement définies ? 3.3 Votre organisation dispose-t-elle d'un personnel professionnel travaillant à temps plein et dédié aux domaines suivants ? Comptabilité et finance Audit interne Achats Ressources Humaines Communication 3.4 Veuillez confirmer que votre organisation est en mesure de fournir les services requis de manière satisfaisante sans recruter de personnes ressources supplémentaires ; Si ce n'est pas le cas, veuillez préciser l'expertise qui serait sous-traitée et les activités pour lesquelles elle serait requise dans la section Observations ci-dessous (question 3.11). 3.5 L'organisation a-t-elle une politique officielle de conservation des données et de gestion de documents ? 3.6 Existe-t-il des canevas de rapport et des procédures internes structurés pour la déclaration des performances relatives aux activités financées par des ressources externes ? 3.7 Votre organisation documente-t-elle sa performance au moyen de rapports annuels ou périodiques qu’elle publie ? 3.8 Votre organisation dispose-t-elle d'un cadre de contrôle interne documenté qui est distribué et mis à la disposition du personnel et mis à jour périodiquement ? 3.9 L'organisation a-t-elle un code de conduite ou toute autre directive officielle concernant le comportement éthique et les procédures de sanctions administratives pour les employés ? 3.10 Le personnel de l'organisation est-il formé pour assurer sa propre sécurité et sûreté élémentaire lors des opérations humanitaires sur le terrain ? 3.11 Merci de bien vouloir fournir toutes les explications, commentaires et qualifications relatives aux réponses fournies ci-dessus en ce qui concerne la structure organisationnelle et le personnel : 4 POLITIQUES ET PROCÉDURES COMPTABLES OUI NON 4.1 Votre organisation dispose-t-elle d'un système de comptabilité permettant d’enregistrer correctement les transactions financières des agences des Nations Unies, y compris l'allocation des dépenses selon ces composantes respectives, les catégories de décaissement et les sources de financement ? 4.2 Tous les documents comptables et justificatifs sont-ils conservés dans un système organisé permettant aux utilisateurs autorisés d'y accéder facilement ? 4.3 Les responsabilités fonctionnelles suivantes sont-elles exécutées par différentes unités ou individus : (a) autorisation d'exécution d’une transaction ; (b) l'enregistrement de la transaction ; et (c) la garde des actifs impliqués dans la transaction ? 4.4 Les fonctions de commande, de réception, de comptabilisation et de paiement des biens et services sont-elles séparées ? 4.5 Les rapprochements bancaires sont-ils préparés par les individus autres que ceux qui effectuent ou ordonnent les paiements ? 4.6 Votre organisation a-t-elle mis en place des contrôles pour la préparation et l'approbation des dépenses relatives à la paie ? 4.7 Votre organisation dispose-t-elle d'un système permettant de vérifier que les coûts directs relatifs au salaire du personnel reflètent le temps de travail effectivement dédié au projet ? 4.8 Votre organisation dispose-t-elle de contrôles spécifiques pour autoriser les actions et approuver le remboursement ou le paiement des frais de voyage et d’hébergement ? 4.9 Votre organisation dispose-t-elle de contrôles spécifiques pour les paiements en espèces ? 4.10 Votre organisation a-t-elle publié des tarifs pour les frais d’hébergement ? 4.11 Votre organisation a-t-elle souscrit une assurance santé et / ou prend-elle en charge le rapatriement du personnel travaillant sur le terrain ? 4.12 Merci de bien vouloir fournir toutes les explications, commentaires et qualifications relatives aux réponses fournies ci-dessus en ce qui concerne les politiques et les procédures comptables : 5. CAPACITÉ OPÉRATIONELLE OUI NON 5.1 L'organisation dispose-t-elle au moins trois employés travaillant à temps plein ? 5.2 Votre organisation a-t-elle déjà une expérience antérieure dans le domaine ciblé pour les activités demandées ? 5.3 Votre organisation dispose-t-elle de ressources régulières dans le pays lui permettant de maintenir une présence continue sur le terrain et les opérations élémentaires ? 5.4 Est-ce que votre organisation dispose de bureaux accessibles à temps plein pendant toute l’année dans la zone ciblée par les opérations proposées ? 5.5 Avez-vous des collaborateurs externes résidant à plein temps dans la (les) zones (s) des opérations proposées ? 5.6 Votre organisation possède et exploite-t-elle dans la région des véhicules capables de fournir une capacité de transport suffisante pour les opérations requises ? 5.7 Le cas échéant, votre organisation possède et exploite-t-elle dans la région des installations d'entreposage pour les besoins des services demandés ? 5.8 Si la réponse à la question précédente est oui, est-ce que de ces entrepôts présentent ils des garanties sécuritaires adéquates ? 5.9 Votre organisation possède et exploite-t-elle des équipements informatiques et des ressources pouvant fournir une connectivité adéquate et un soutien électronique pour les opérations requises ? 5.10 Le cas échéant, votre organisation dispose-t-elle des compétences de formation et de facilitation nécessaires pour dispenser une formation aux bénéficiaires dans le (s) domaine (s) ciblé (s) ? 5.11 Merci de bien vouloir fournir toutes les explications, commentaires et qualifications relatives aux réponses fournies ci-dessus en ce qui concerne la capacité opérationnelle : 6. RAPPORTS FINANCIERS ET GESTION D’ACTIFS OUI NON 6.1 Votre organisation a-t-elle mis en place des procédures d’élaboration de rapports financiers qui précisent les rapports devant être rédigés, le système source pour les principaux rapports, la fréquence de leur préparation, leur contenu et leur utilisation ? 6.2 Les états financiers généraux de votre organisation sont-ils vérifiés régulièrement par un auditeur indépendant conformément aux normes d'audit nationales ou internationales appropriées ? Si oui, veuillez indiquer le nom de l’auditeur dans la section Observations ci-dessous (question 6.9). 6.3 Y a-t-il eu des problèmes majeurs liés aux dépenses inéligibles impliquant des fonds de donateurs et signalés dans les rapports d'audit au cours des trois dernières années ? Si oui, veuillez fournir plus de détails dans la section Observations ci-dessous (question 6.9). 6.4 Votre organisation dispose-t-elle d'un système de gestion financière informatisée ? 6.5 Si la réponse à la question précédente est oui, le système de gestion financière informatisée peut-il généré des rapports de comptabilité analytique ? 6.6 Votre organisation a-t-elle mis en place une politique et des procédures pour protéger les actifs contre la fraude, le gaspillage et les abus ? 6.7 La fonction de dressage d’un inventaire est-elle séparée de celle de la mise à jour de l’inventaire ? 6.9 Merci de bien vouloir fournir toutes les explications, commentaires et qualifications relatives aux réponses fournies ci-dessus en ce qui concerne la remise des rapports financiers et la gestion d'actifs : 7. GESTION DES CONTRATS ET DES ACHATS OUI NON 7.1 Est-ce que votre organisation dispose de démarches écrites relatives aux politiques et aux procédures d’achat ? 7.2 Les dérogations aux procédures d’achat sont-elles approuvées par la direction et documentées ? 7.3 Votre organisation dispose-t-elle d'un système informatisé de passation de marché avec des contrôles d'accès adéquats et une séparation des tâches entre la saisie des bons de commandes, l'approbation et la réception des marchandises ? 7.4 Est-ce que votre organisation dispose d’une unité d’achat compétente y compris des notes d’orientations clairement définies ? 7.5 Est-ce que les procédures de votre organisation exigent une autorisation écrite ou bien une autorisation basée dans un système ERP pour procéder aux achats ? 7.6 Votre organisation applique-t-elle des directives et procédures formelles pour identifier, surveiller et gérer les potentiels conflits d'intérêts avec les potentiels prestataires / agents de passation des marchés ? 7.7 Est-ce que votre organisation suit des règles et des procédures bien définies pour la sélection des prestataires de services (par exemple, y a-t-il une diffusion des appels d'offre) ? 7.8 Est-ce que votre organisation suit des règles et des procédures bien définies afin d’assurer la sécurité et la transparence du processus de soumission et d’évaluation des offres ? 7.9 Est-ce que votre organisation a des règles et des procédures qui régissent la gestion / administration des contrats d’haute valeur ? 7.10 Votre organisation dispose-t-elle d'un personnel spécifiquement désigné pour surveiller l'expiration des garanties d’exécution, des dommages-intérêts et d'autres instruments de gestion des risques ? 7.11 Merci de bien vouloir fournir toutes les explications, commentaires et qualifications relatives aux réponses fournies ci-dessus en ce qui concerne les achats et les contacts administratives : D. SOUMISSION DE LA MANIFESTATION D'INTERET En réponse à la Manifestation d’intérêt publiée le JJ.MM.AAAA , je, soussigné(e) confirme, au nom de mon organisation, _____________________________ (veuillez insérer le nom de votre organisation) l’intérêt en ce qui concerne la mise en œuvre des activités mentionnées dans la communication ci-dessus. Conformément aux instructions fournies, tous les documents nécessaires ont été annexés, en utilisant les formats mises à disposition et en suivant les normes indiquées. Date : ___________________________________________ Nom et fonction : __________________________________ Sceau de l’organisation et signature du Représentant
